二、 用户管理和后台

 

a. 后台概述

上次说过,用管理员用户登录以后,系统自动导向到后台的信息中心。

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如图,主界面中是此帐号的Google Apps下启用的服务。当前标准版的Google Apps里提供的服务主要有 电子邮件、在线文档、日历、网站、即时通信、移动版、起始页、通讯录、网页等;(还有一个Google App Engine 服务,是用来在Google的基础架构上运行定制化网络应用程序的,目前没使用过,这里不讨论)。点击“添加更多服务”来增加更多的服务,相信Google Apps 会不断推出一些新的应用服务。

其余菜单项可用来设置各种Google Apps内的应用。“高级工具”菜单提供了一些从windows本地访问Google Apps应用的小应用程序的说明和下载;“支持”菜单是一些帮助和说明信息;“服务设置”里面的内容和点击主界面里的链接是一样的,就是对各个应用分别进行设置。这些功能不详细说明了;

 

b. 域名设置

Google Apps 的帐户是以域(@abc.com)注册的,所以“域名设置”是整个系统的基本配置。

进入“域名设置”后,有四个子选项。 其中“基本”中配置该域名对应的组织名称、语言等等最基本的信息。用户只要根据自己的需求进行配置就可以了;

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“帐户信息”子菜单中,用户可以管理帐户的类型。如果希望从基本版升级到专业版,就可以在本菜单进行升级;另外,还有关于主管理员、邮件提醒和订阅的相关配置。

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“域名”菜单,列出了主域名,例如 abc.com ;这个菜单主要是用来管理域名别名的;域名别名的概念就是,一个Google Apps应用的主域下,还可以设置另外一个别名域,比如efg.net,域名别名功能主要是在邮件系统中使用。当一个企业需要用到不止一个域名时,这个功能就很有用了;用户可以用统一的平台管理发到不同域下的邮件。

设置方法也很简单,

1、 点击添加域名,例如 efg.net( cn结尾的同样不能使用:( );

2、 两种方式验证域名所有权;

3、 据说明,设置新的域名的MX记录,(和主域名设置MX记录的方式相同,主要用于邮件的收发)

设置好了以后,新的别名域名即设置好了; 可以在“域名”菜单中查看和管理;

c. 用户和群组

以上功能其实都属于对Google Apps的一次性基本配置;一般只要按照菜单和说明进行简单配置即可,比较简单;重点说一下“用户和群组”功能;Google Apps作为企业(团队)使用的信息平台,自然需要企业(团队)内的所有用户都来使用。用户的创建和管理就在这里;

点击“用户和群组”后,默认进入“用户”子菜单,列出了当前域下所有的用户;管理员可以在这里查看用户的名字、帐号、状态、邮件空间使用、上次登录日期等几个数据;也可以进行删除用户的操作;

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创建新用户可以通过点击“创建新用户”的方式在页面上创建;也可以通过点击“同时上传多个用户”来批量上传,上传多个用户时需要按照系统要求的格式来准备.csv的文件。

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另外,菜单中还有一个“申请更多用户”的功能。如果默认的免费企业用户的1000个不够用,可以尝试一下。不过能否通过,没试过。

手工点击“创建新用户”时,只要简单的输入姓名信息、用户名,并设置密码(或者设置临时密码)。

在用户列表中,点击具体用户的名字,可以进行详细帐户信息配置:

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如上图,包括可以更改姓名、更改密码等;也可以设置多个有权限管理域的管理员。值得一提的是昵称功能。昵称主要是在邮件系统时使用。例如,我们的主域是abc.com; 创建了一个用户叫 user, 那这个用户的帐号和邮件地址就是 user@abc.com ;  但是,这个user的用户,同时还兼任公司HR的职务,他希望用他的邮箱也能收到发向 HR@abc.com 下的邮件。那么只要点击“添加昵称”,向 user@abc.com帐号下添加HR@abc.com的昵称即可。 这样user就可以在一个邮箱内收到发往user@abc.comHR@abc.com两个地址的邮件;另外,刚才在说域的时候我们配置过别名域。系统默认在新建一个用户以后,系统会把对应别名域下的邮箱地址作为昵称添加到用户上;例如 efg.net是一个别名域, 那默认 user@efg.net 就是 user@abc.com帐号下的一个昵称,同样通过一个邮箱可以收到;

这里明确一下,以上user@abc.com ; HR@abc.com ;user@efg.net 都是邮件地址;但只有 user@abc.com是帐号,可用来登录Google Apps。另外,别名域下就不能设置多个昵称了。

现在通过一个邮箱地址已经可以收到发往多个邮件地址的邮件,那我们当然也希望往外发邮件的时候,也可以使用不同地址作为发件人。这个问题,其实属于Gmail的基本功能,只要简单的在设置菜单里“添加其他帐户”,并相应配置即可。这里不详细说明了。

最后菜单是修改用户所属群组的,操作和界面很简单,不细说了。

群组的概念应该理解为邮件和权限组;在“群组”菜单对群组进行新建和管理;每个群组都可以若干用户成为其成员。每个群组都对应一个类似group@abc.com格式的邮件地址作为标识。群组主要用在发送群组邮件和设置共享权限的时候来使用,比如Doc/Website。同样不能作为系统帐号登录平台

群组里面比较特殊的是“角色和许可”。用来限制哪些用户可以向这个群组(邮件列表)发送邮件。主要有“任意电子邮件地址”、“主域内用户”、“成员”、“所有者”几个级别;一般来说,群组的邮件列表主要为内部用户使用,(如果开放给 )用户可以根据实际情况来配置。

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